Di file template, tulis bagian yang berubah dengan kurung kurawal ganda,
misal {{nama_dosen}}. Isian itu nanti muncul
sebagai kolom di form.
2
Konfigurasi Jenis Surat
Pilih unit yang memiliki jenis surat ini. Tidak bisa dipindah setelah dibuat.
Template ini tidak punya isian tambahan.
Isinya: pilih Sama untuk semua penerima
untuk data yang sama di setiap surat (mis. program studi, tahun
akademik) — diisi sekali di form. Pilih
Beda tiap penerima untuk data yang berubah per orang (mis.
nama dosen) — menjadi kolom di daftar penerima atau CSV.
Isian yang tidak ada di template — mis. nomor WhatsApp atau email
tujuan pengiriman. Diisi di form atau CSV, tapi tidak muncul di
isi surat.
Pengiriman via email
Butuh satu isian berjenis Email yang
Beda tiap penerima sebagai alamat tujuan. Setelah
generate, tombol Kirim Email muncul di langkah "Buat
Dokumen" (perlu Gmail Anda terhubung).
Klik nama isian di atas untuk menyisipkannya, mis. nama
penerima. PDF surat otomatis dilampirkan. Tombol di atas kolom
isi dipakai untuk format teks; Pratinjau menampilkan
hasilnya.
Kalau satu penerima punya beberapa surat (mis. dosen mengampu 2
matakuliah), semua PDF-nya dikirim dalam satu email. Karena itu
jangan sisipkan isian yang berbeda tiap surat, seperti
matakuliah atau semester — tulis kalimat umum saja.
Notifikasi via WhatsApp
Butuh satu isian berjenis Telepon / WA yang
Beda tiap penerima sebagai nomor tujuan. WhatsApp tidak
bisa dilampiri file — ini cuma pesan teks; PDF tetap lewat email.
Setelah generate, panel Kirim WhatsApp muncul: tiap
penerima punya tombol buka chat (pesan sudah terisi), admin tekan
kirim sendiri lalu menandai selesai.
Klik nama isian di atas untuk menyisipkannya. Tombol format
memakai gaya WhatsApp (*tebal*,
_miring_). Penerima yang punya beberapa surat hanya
dihubungi sekali, jadi jangan sisipkan isian yang berbeda tiap
surat, seperti matakuliah.
Hapus Jenis Surat
Jenis surat ini akan dipindah ke arsip dan tidak lagi muncul di
dashboard. Seluruh konfigurasi field-nya tetap tersimpan, jadi bisa
dipulihkan kapan saja lewat halaman arsip.
Khusus Superadmin
Kelola Unit & Admin
Daftarkan unit kerja, lalu undang admin untuk mengelola jenis surat
unitnya. Orang baru hanya bisa masuk setelah diundang di sini.
1
Unit Kerja
Dipakai di alamat web unit ini, jadi hanya boleh huruf kecil, angka,
dan tanda hubung. Tidak bisa diubah setelah dibuat.